Cosas útiles en Excel

Cuando empiezas a tener cierto manejo de un programa, a veces te sorprenden dudas que te preguntan porque crees que eso es ultrabásico... pero se te olvida que tú hace no mucho también tuviste esa duda.

Pues bien, para intentar resolver alguna de esas dudas de Excel, aquí va el post de hoy.

1) Cómo ajustar el ancho de columna al texto (o el alto de fila)

Esto es muy sencillo, pero hay mucha gente que aún mueve a mano el ancho de columna hasta que más o menos queda en su sitio.
Pues bien, para ajustarlo automática y eficientemente, lo que hay que hacer es un doble click en la rayita de separación de las columnas de la derecha de la columna que quieres ajustar (ídem para filas, con la rayita de abajo).

Así, tanto si el texto es más pequeño que la columna como si es más grande, te lo ajustará.

2) Cómo ajustar el ancho de varias o todas las columnas de la hoja al texto

Pues sin más que seleccionando las columnas que quieras (con el Ctrl pinchando en la letra de cada columna) o seleccionando todas las casillas (pinchando en el cuadradito gris que hay encima del (1) que marca la primera fila y a la izquierda de la (A) que marca la primera columna, y después haciendo doble click en la separación de cualquier columna.
(Igual para las filas).

Además, también se pueden aumentar o disminuir el ancho de varias columnas a la vez, sin más que seleccionarlas y cambiar el ancho de una de ellas con el ratón.

3) Cómo ordenar datos

Si tu tienes una hoja con datos, y quieres ordenarlo de menor a mayor (o lo que sea), lo que hay que hacer es:
· Seleccionar las filas o la matriz de datos que quieres ordenar.
· Ir a Datos>Ordenar
· Seleccionar según qué columna quieres ordenar y según qué criterio.

4) Cómo, por qué y para qué arrastrar celdas

Es uno de los mejores inventos del Excel (en antiguas versiones no funciona, pero creo que desde el 2003 ya sí).
Lo de "arrastrar una celda" es coger el cuadradito negro de su parte inferior y moverlo hacia abajo/arriba/izquierda/derecha.
Pues bien, al utilizar esa operación, sale un menú pequeño emergente que te permite algunas opciones:
· Copiar Celdas
· Rellenar serie
· Rellenar formatos sólo
· Rellenar sin formato

Pues bien, la opción "Rellenar serie" puede ahorra muuuuuucho tiempo.

Ejemplo 1: para escribir una columna que sea: 1,2,3,4,5,6..., puedes hacerlo a mano, hacerlo con una fórmula (A2=A1+1, y arrastrar), o hacerlo bien:
· Pones un 1 en una casilla.
· Arrastras hacia abajo y te pondrá una columna de 1s y un menú emergente
· Seleccionas "Rellenar serie" y tadáaa.

Ejemplo 2: días de la semana

Ejemplo 3: serie y días de la semana

Ejemplo 4: serie con números no consecutivos (seleccionando los 2 y arrastrando, rellena la serie sumando la diferencia que hubiera entre los 2)

Ejemplo 5: texto con números. Funciona igual que sin texto (serializa los números y no el texto), pero es útil también

Y un largo etcétera que se puede probar.

5) Cómo mantener una celda quieta al arrastrar una fórmula

Esto es muy típico.
Tienes una fórmula que vas a aplicar a varias columnas, por ejemplo, pero una de las referencias (por ejemplo B2) no quieres que se "mueva" al arrastrar. Es decir, tú quieres que, aunque arrastres hacia la derecha, la celda B2 sea B2, y no C2, D2, E2, etc.

Pues bien, para esto se inventaron los dólares (bueno, para esto y para las transacciones económicas, jeje): $.
· Al poner un $ justo antes de la letra (por ejemplo $B2), aunque tú arrastres en horizontal una celda que le haga referencia, su LETRA no variará.
· Al poner un $ justo antes del número (por ejemplo B$s), aunque tú arrastres en vertical una celda que le haga referencia, su NÚMERO no variará.
· Y si lo pones en el número y en la letra (por ejemplo, $B$2), da igual hacia dónde arrastres la celda que le haga referencia, que no variará.

Ejemplo: quieres comparar una lista horizontal de valores con uno de referencia ("máximo") y si es mayor poner "mayor" y si es menor poner "menor".
Pues bien, escribes la fórmula en la primera celda, y ANTES de arrastrar pones los dólares en la casilla B2, para que así todas las casillas arrastradas comparen el valor con B2, y no con (respectivamente) C2, D2, E2...

Y de momento por hoy ya vale, ¡más para otro día!

Cosas útiles utilizando las teclas

Cömo navegar y modificar más rápido un texto, cómo escribir la "ñ" en teclados extranjeros, etc, etc.
Hoy voy a contar alguna cosita que en general no se utiliza, porque no se conoce.
Espero que le sirva a alguien tanto como me han servido a mí, para:
a) ahorrar tiempo
b) ahorrar movimientos de muñeca
c) no sentirte tan estúpido cuando te das cuenta de que llevas años tomando el camino largo.

Manejar un texto más rápidamente

Porque según estás escribiendo un texto, en principio no se usa el ratón. Es más, es incómodo andar cambiando del teclado al ratón y vuelta: lo suyo es utilizar el teclado.
Para ello, hay muchas teclas que se pueden y deben utilizar:

Moverse por el texto:
· Flechas horizontales: mover de una en una letra a izquierda y derecha
· Flechas verticales: mover de una en una línea hacia arriba o hacia abajo
· Ctrl+Flecha horizontal: mover de una en una palabra
· Ctrl+Flecha vertical: mover de uno en un párrafo
· Re Pág/Av Pág: retroceder/avanzar una distancia en el texto (varias líneas, párrafos o hasta 1 página entera, de ahí su nombre...), que depende del zoom que tengas en el momento
· Ctrl+Re Pág/Av Pág: retroceder/avanzar una página completa, independientemente del zoom
· Inicio/Fin: mover hasta el principio/final de la línea en la que está el cursor
· Ctrl+Inicio/Fin: mover hasta el principio/final del documento

Seleccionar texto: básicamente es igual que lo anterior, pulsando a la vez la tecla Shift (aunque alguno no funciona y no sé por qué...)
· Shift+Flechas horizontales: seleccionar de una en una letra a izquierda y derecha
· Shift+Flechas verticales: seleccionar de una en una línea hacia arriba o hacia abajo
· Shift+Ctrl+Flecha horizontal: seleccionar de una en una palabra
· Shift+Ctrl+Flecha vertical: seleccionar de uno en un párrafo
· Shift+Re Pág/Av Pág: seleccionar una porción del texto que depende del zoom que tengas en el momento
· Shift+Ctrl+Re Pág/Av Pág: no selecciona hasta el final o principio de la página entera, y no sé por qué... porque parece lo lógico
· Shift+Inicio/Fin: seleccionar hasta el principio/final de la línea en la que está el cursor
· Shift+Ctrl+Inicio/Fin: seleccionar hasta el principio/final del documento

Elmininar texto: por ejemplo, eliminar palabras enteras de una vez...

Al escribir en casi cualquier formato (word, powerpoint, latex, formularios web, etc., aunque el bloc de notas creo que no) cuando quieres borrar una palabra o unas cuantas palabras seguidas hay 2 opciones:
· Opción MUY MUY larga: seleccionar las palabras letra por letra con la tecla Shift, y una vez seleccionado, darle a la tecla de borrar o al Supr.

· Opción muy larga: borrar una a una cada letra con la tecla de borrar o el Supr.

· Opción habitual: seleccionar PALABRAS ENTERAS, pulsando Ctrl.+Shift y luego quitarlas con la tecla de borrar o el Supr.

· OPCIÓN MÁS CORTA: borrar palabras enteras directamente. Esto se hace simplemente pulsando el Ctrl a la vez que la tecla de borrar o el Supr: te quita la palabra inmediatamente anterior (con la tecla de borrar) o posterior (con el Supr). Tadáaaa. Ah, y si estás en medio de la palabra, te quita hasta el final (Ctrl+Supr) o hasta el principio (Ctrl+tecla de borrar) de ella.

Insertar símbolos que no vienen en el teclado

Porque en los teclados no viene todo lo que se puede escribir.
Ya me dirás si no cómo he escrito todo esto, por ejemplo:
#@^`{}¢£¤¥¦§©«¬®¯±²³¶¸¹ßĜæĦ¾ŒǾŘψҖضكل۞۩‰₧╠█☻☺♂♫♥
(porque vale, en el word está lo de "Insertar>Símbolo", pero eso no está siempre ahí.
Bien, pues la solución está en:
Inicio>Archivos de programa>Accesorios>Herramientas del sistema>Mapa de caracteres

Con eso se pueden insertar un montón de símbolos, y además abajo pone el código para hacerlo con el teclado, sin necesidad de abrir esta ventana y dejarla abierta todo el rato.
Así, la típica es la "ñ" en teclados extranjeros:

Cómo escribir la "ñ" en teclados extranjeros:
Pulsar simplemente la tecla Alt, y sin soltar, escribir los números 0241: Alt+0241=ñ

Otros atajos de teclado

Pongo alguno de los más útiles y utilizados, sobre todo cuando no te apetece soltar el teclado para agarrar el ratón.
· Alt (en un programa): selecciona el menú "Archivo". Posteriormente, moviendo las teclas (sin el Alt pulsado) se puede navegar por los menús "Archivo", "Editar", "Ver, "Herramientas" y todos estos.
· Alt+"letra subrayada del menú": pulsando el Alt y a la vez una de las letras que están subrayadas del menú (que para eso están subrayadas, y si no se subrayarán al dar al Alt), se accede velozmente a ese menú.
Por ejemplo, "Alt+v" en Firefox te lleva al menú Ver.

· Alt+F4: cierra la ventana actual
· Tecla de Windows+L: sale de la actual cuenta de windows a la pantalla de elección de usuario
· Ctrl+Alt+Supr: lleva al administrador de tareas (generalmente cuando se ha colgado algo). También se puede llegar con botón derecho en la barra inferior de la pantalla.
· Alt+Tab: salen todas las ventanas que tienes abiertas, en pequeñito. Sin soltar el Alt, dándole más veces al Tab, se cambia de una a otra sin necesidad de ratón.
· Ctrl+Esc, o también la tecla de Windows, abre el menú inicio.
· Tecla de Windows+D: mostrar el escritorio

Y por supuesto, las más conocidas:
· Ctrl+C: copiar lo que tengas seleccionado
· Ctrl+X: cortar lo que tengas seleccionado
· Ctrl+V: pegar lo que tenga el portapapeles
· Ctrl+F: buscar. MUY ÚTIL para encontrar algo en un documento o página web, en serio, ¡¡¡no hace falta leer todo para encontrar algo!!!
· Ctrl+S o G: guardar (según el programa esté en inglés (save) o español (guardar))



Además, si pulsas el Alt al imprimir pantalla con ImprPant, solo captura la ventana activa, y no toda la pantalla

Y un largo etcétera.
Ya sé que parece más lioso aprender esto que hacerlo con el ratón pero ¡prometo que compensa!
¡Que el tiempo es demasiado valioso como para perderlo haciendo algo por el camino largo!

Cómo hacer un gráfico en Excel (un poco decente)

Hacer gráficos en Excel es muy sencillo:
1) seleccionar las columnas de datos
2) darte al iconito de gráficos
3) elegir el tipo de gráfico que quieres
4) ¡tadáaa! Fin.

Lo más habitual es hacer un gráfico de los datos de una columna frente a los de otra columna, y para eso hay que elegir el gráfico de "XY (dispersión)".
Luego se elige el "subtipo" y ya está.

Resultado:

Vale, no está mal. Pero es un poco feúcho

Vamos a hacer ahora algo un poquitito más decente.

En los gráficos de Excel se puede pinchar en casi todo, y dar formato a las cosas, pero generalmente por separado. Es decir, puedes dar formato a un eje pinchando sobre el eje. Dar formato a los puntos pinchando sobre los puntos, etc.

Por ejemplo, puedes dar formato al fondo ese gris soso que viene por defecto, pinchando en el fondo (no en las rayitas de división, que entonces puedes dar formato a éstas).
Pues bien: Botón derecho en el fondo > Formato del área de trazado. Aquí puedes elegir los bordes y el color del área, y queda muy bonito darle a Efectos de relleno y elegir. Yo, por ejemplo, he cogido 2 colores, y efecto en diagonal, para que quede más clara la gráfica, pero que a la vez quede elegante.

Después, podemos cambiar las líneas de división, que son muy toscas, pinchando sobre ellas y eligiendo Formato de las líneas de división. Por ejemplo, las pongo discontinuas.

Después, podemos añadir título a los ejes y al gráfico (si no lo hemos hecho antes): botón derecho en el fondo > Opciones de gráfico

La leyenda ocupa mucho, y se puede mover a un sitio donde moleste menos, además de editarla de igual forma que el fondo.

También se pueden editar todos los rótulos que aparecen, colores, fuentes, etc.

Y luego viene una cosa bastante útil: pinchando en los puntitos o rayas de los datos, hay otras opciones:
· Se puede cambiar la forma y tamaño y color y todo de los puntos y de las rayas
· Se puede cambiar el tipo de gráfico
· Se puede cambiar los datos de origen
· Yyyy, se puede "Agregar línea de tendencia", que es muy útil. Esta línea te da la tendencia que tienen los datos, para poder extrapolar, o sacar conclusiones cuando las gráficas son liosas. Es decir, si los datos "crees" que siguen una distribución exponencial o lineal o lo que sea, con esta gráfica se ajustan a una sola línea y a una ecuación.

El nivel de cuánto se ajustan los datos a la línea lo da el valor de R2 que está en la pestaña de Opciones.

Es decir: Pinchar en los puntos > Agregar línea de tendencia > Pestaña Opciones > Elegir "Presentar ecuación en el gráfico" y "Presentar el valor R cuadrado en el gráfico".

Pues añadiendo eso y cambiando alguna cosita, se llega a algo como así, que es igual, pero tiene mejor pinta, ¿no? O al menos no es como todas, jeje.

Mmm, igual está un poco hortera con tanto colorín, pero bueno.

Cómo leer el correo de varias cuentas desde una única cuenta

También llamado "vincular cuentas", "juntar las cuentas", "no tener que meter la contraseña de todas las cuentas cada vez que quiero entrar en ellas", etc.

Evidentemente, si sólo tienes una cuenta de correo, puedes parar de leer, PERO si tienes varias (como el menda) pues igual te es útil si nadie te lo ha contado antes, como me pasó a mí.

Lo típico es tener una cuenta A, la que usas habitualmente, y que suele tener nombres curiosos: jacintoquetearreaconelcinto@hotmail.com, o similar, y luego tener una cuenta B, que es la que pones en el currículum y la que das por ahí: jacinto_perez_garcía@gmail.com.
Puedes tener incluso una cuenta C, la que utilizas para los registros en páginas webs "dudosas" o que no te dan todo el buen rollo que deberían, ésa cuenta que si te la roban no te importa. Y puede que incluso tengas más cuentas por ahí: la de hotmail para el messenger, la de gmail para el chat, la de yahoo para los grupos y las preguntas, etc.

Bien, muchas cuentas por ahí.

Pues si quieres leer (y administrar) más de una cuenta de correo (POP3) desde un sólo sitio, los pasos a dar son (pongo lo más típico, Hotmail y Gmail, pero el resto vendrán a ser parecidos...)

HOTMAIL:

Pinchar en tu nombre, arriba a la derecha, donde hay una flechita.

Se abrirá un desplegable en el que pinchar en "Vincular otras cuentas".

Después, simplemente hay que seguir las instrucciones, fácil fácil: te pide la contraseña de la cuenta en al que estás, y la dirección y contraseña de las nuevas cuentas que quieres asociar.

Tras realizar este proceso, podrás pasar de una cuenta a otra en el mismo desplegable ¡sin tener que volver a meter la contraseña cada vez!.

GMAIL:

En Gmail, el proceso se ve en la imagen, y es:
1) Pinchar en "Configuración"
2) Pinchar en la pestaña "Cuentas e importación"
3) Pinchar en "Añadir cuenta de correo electrónico POP3"
y después seguir las instrucciones, también muy facilito.

Después de este proceso, recibirás el correo de las otras cuentas también en ésta, con lo cual podrás manejar todo tu correo desde la misma cuenta. Puedes incluso responder correos desde esta cuenta, aunque a mí personalmente no me gusta mucho, porque como remitente pone: "jacinto@gmail.com, en nombre de jacintillo@hotmail.com", con lo que al final puede ser un poco lío para el receptor del mensaje...

Pero eso sí, te ahorras el engorro de tener que meter 15 veces las contraseñas para ver si tienes algún correo nuevo...

No sé si lo he dicho, pero se pueden añadir los correos gmail en hotmail y a la inversa, y así con cualquier plataforma de correo, siempre que sea POP3... luego están las preferencias de cada uno, claro.

Cómo crear un pdf, unir pdfs, extraer páginas de un pdf, poner contraseña a un pdf...

Hay muchas cosas que se pueden hacer de forma gratuita con PDFs.

Lo que pasa es que lo único que nos ofrecen por ahí gratis es el Adobe Reader... que está muy bien (no diré yo lo contrario), pero como su nombre indica, es un "reader", un lector, y no permite modificar el pdf.

Pero lo que tú quieres es convertir tu word/excel/loquesea en un pdf... y entonces te dicen: "para eso necesitas el Adobe Acrobat Proffesional, a´si que paga".
Y es cierto, con ese programa (de pago) se hace, PERO también se puede hacer con otro:

PDFCREATOR: tiene un nombre más sugerente, sin duda, "Creador de pdfs". Bien.

Se puede descargar de aquí, se instala y es muy fácil de utilizar.
Quizá la forma más interesante de utilizarlo sea como impresora, de forma que cuando quieras convertir un word/etc. a un pdf, lo único que tengas que hacer sea "Archivo>Imprimir>PDFCreator" (se elige la impresora PDFCreator), se cambian las preferencias (tamaño de página y lo que sea) y ya está.
PDF listo.

Por otro lado, también está muy bien saber cómo poder "toquetear" pdfs ya creados. Lo típico es que quieras extraer una página de un archivo de 20 páginas, porque es lo único que te interesa, o que quieras cifrarlo para que nadie pueda copiarlo o imprimirlo...

Bien, pues para eso existen herramientas gratuitas y legales (importante), como puede ser la fantástica PDFTOOLS:
Se puede descargar aquí.

Este programa ocupa poquísimo y es muy fácil de utilizar: simplemente se ejecuta y tienes todas las opciones disponibles:
· Encrypt a PDF: encriptar un pdf (es decir, poner una contraseña para abrirlo, o restringir los permisos para que solo se pueda imprimir, sin poder copiar las imágenes, por ejemplo...)
· Decrypt a PDF: desencriptar un pdf.
· Join multiple PDFs: unir varios archivos pdf.
· Split a PDF: separar un pdf, extrayendo determinadas páginas que interesan, eliminando las que no interesan...
· Stamp a PDF: poner una marca de agua a un pdf.
· Rearrange a PDF: reordenar un pdf (poner varias páginas por hoja, invertir las páginas...)
· Está incluso el PDFCreator.

De esta forma, a partir de un pdf que contiene muchas páginas, tú puedes extraer la página que te interesa ("Split a PDF"), ponerle una marca de agua ("Stamp a PDF"), unirla con otro documento que tuvieras ("Join multiple PDFs"), poner 2 hojas en cada cara ("Rearrange a PDF") y restringir los permisos de impresión ("Encrypt a PDF"), por ejemplo.

¡Fácil y gratis!

Se lo agradecemos mucho a Sheel Khanna.